Controllo preliminare delle classi

Nel menu verticale di sinistra aprire la voce Classi. Aprire ogni singola sede da esportare e verificare, per ogni classe, due elementi fondamentali:

• il numero degli alunni indicato per la classe;
• se la classe deve realmente essere inviata per le adozioni oppure se è un refuso da escludere.

Menu Classi – sede aperta, numero alunni, flag invio AIE e icona matita verde

Verifica della specializzazione o del corso

Verificare anche che ogni classe sia associata alla specializzazione corretta per l’anno scolastico 2026/27. Questa verifica è importante quando una classe cambia tempo scuola, indirizzo o specializzazione rispetto all’anno precedente.

Controllo specifico per le scuole superiori: biennio e triennio

Per le scuole secondarie di secondo grado, verificare con particolare attenzione la codifica del corso AIE. Anche quando il percorso quinquennale non cambia denominazione, AIE distingue il biennio dal triennio.

Come correggere l’errore in Alunni Web

1. Entrare in Alunni Web.
2. Aprire Tabelle – Struttura scolastica – Classi o Sezioni.
3. Selezionare l’anno scolastico 2026/27.
4. Aprire la classe interessata, ad esempio 3A, nell’ordine di scuola in cui è stato rilevato il problema.
5. Controllare il campo Anno di corso. Se la classe è denominata 3A ma l’anno di corso è 1 o 2, correggere il valore impostandolo a 3.

Cosa procurarsi prima dell’esportazione

Dando per scontato che le adozioni dei testi alle classi siano state verificate e risultino congrue, prima di avviare l’esportazione procurarsi un numero di protocollo. Il numero dovrà essere inserito nella fase preparatoria dell’esportazione.

Avvio della procedura Esportazione per AIE

Nel programma Adozioni Web, dal menu verticale di sinistra selezionare la voce Esportazione per AIE. Nella schermata che compare a destra, leggere con attenzione i consigli mostrati dal programma, in particolare i punti 1 e 2.

Compilazione della prima schermata

1. Compilare il campo Mail della scuola.
2. Attivare il flag Spedisci una mail all’indirizzo indicato.
3. Nel campo Numero di protocollo, inserire il numero procurato in precedenza.
4. Cliccare su Avanti, pulsante in alto a destra.

Schermata Esportazione per AIE – mail scuola, flag invio mail, numero protocollo e pulsante Avanti

Controllo dei plessi e degli alert rossi

Nella schermata successiva vengono mostrati in alto tutti i codici meccanografici di plesso presenti nell’esportazione. Selezionando un codice meccanografico, il programma mostra le classi considerate nel pacchetto.

Esempi di errori possibili

• presenza di una classe senza testi, perché dimenticata oppure perché non deve essere inviata;
• numero degli alunni assente o non coerente;
• incongruenze sulla specializzazione o sul corso associato;
• abbinamento non corretto tra classe interna e classe AIE dell’anno precedente.

Quando si apre un codice meccanografico, nella schermata si trovano:

Schermata plessi da esportare – codici meccanografici con alert rossi e classi associate

Correzione degli abbinamenti AIE

Un alert rosso può segnalare che, nell’associazione tra la classe interna a sinistra e la classe AIE a destra, non risulta una corrispondenza esistente. Questo accade spesso quando nell’anno successivo si forma una nuova classe non presente nell’anno precedente.

Dopo la correzione, l’alert scompare immediatamente e il plesso risulta inviabile. Ripetere il controllo su tutti i codici meccanografici presenti.

Produzione del file e invio ad AIE

Risolti tutti gli errori, cliccare su Avanti in alto a destra. Prima di procedere, verificare che non siano più visibili alert rossi.

Invio finale

1. Scaricare o recuperare il file prodotto dal programma.
2. Preparare la mail ordinaria da inviare a adozioni@aie.it.
3. Inserire nell’oggetto il testo indicato dal programma, completato con il codice ministeriale dell’istituzione scolastica principale.
4. Allegare esclusivamente il file prodotto dal programma.
5. Inviare da casella ordinaria della scuola oppure procedere tramite Gecodoc, se previsto dall’organizzazione interna.